Wegen des einheitlichen gemeinsamen Markenauftritts ist es in Franchisesystemen in der Regel üblich, dass der E-Mail-Account und E-Mail-Adressen aller Franchisenehmer und ihrer Mitarbeiter sich in jedem Falle aus dem Markennamen des Franchisesystems und häufig aus dem eigenen Namen des Franchisenehmers zusammensetzen.
E-Mail-Account im Arbeitsrecht und im Franchiserecht
Vergleichbar der Problematik im Arbeitsrecht stellt sich auch bei Franchisepartnerschaften die Frage, was mit den E-Mail-Accounts nach dem Ausscheiden des Franchisenehmers geschieht. Der Franchisegeber hat ein Interesse daran, dass der Franchisenehmer nicht weiterhin über einen E-Mail-Account kommuniziert, welche den Markennamen beinhalten. Der Franchisenehmer möchte ebenfalls rein technisch betrachtet nicht mehr an den Domainnamen des Franchisegebers gekoppelt sein. Dennoch hat er ein berechtigtes Interesse, weiterhin an ihn gerichtete E-Mails lesen zu können. Der Franchisegeber wiederum hat möglicherweise ebenfalls ein Interesse daran, wenn er den betreffenden Standort selbst oder durch einen neuen Franchisenehmer weiterführt.
Private Nutzung des E-Mail-Accounts erlaubt?
Nach dem Ausscheiden aus dem Vertragsverhältnis stellt sich im Arbeitsrecht meist die Frage, inwieweit ein Arbeitnehmer den E-Mail-Account auch privat nutzen durfte. Dann nämlich hat der Arbeitgeber nicht ohne weiteres ein Einsichtsrecht in die E-Mails seines ehemaligen Arbeitnehmers. Im Franchising verschiebt sich diese Problematik. Zum einen dürfte es rechtlich kaum möglich sein, dem Franchisenehmer während der Vertragslaufzeit zu untersagen, sein E-Mail Account auch privat zu nutzen. Schließlich ist er Franchisenehmer ein selbstständiger Unternehmer. Hinzu kommt allerdings, dass der Franchisenehmer selbst hinsichtlich der unternehmensbezogenen E-Mails ein berechtigtes weiteres Interesse haben kann, wenn er sein Unternehmen ohne die Marke des bisherigen Franchisegebers weiterführt.
E-Mail-Adresse und Mail-Inhalte als personenbezogene Daten
Sowohl die E-Mail-Adresse selbst, die den Namen des Franchisenehmers beinhaltet, als auch die Inhalte aller empfangenen und versendeten Mails stellen personenbezogene Daten im Sinne des Datenschutzrechts dar.
Erschwerend kommt die bisher ungeklärte Rechtsfrage hinzu, ob derjenige, der E-Mail-Account zur Verfügung stellt, als Telekommunikationsdiensteanbieter im Regen im Sinne des Telemediengesetzes einzustufen ist, wenn die private Nutzung des Accounts möglich ist. Dann nämlich stellt sich sogar die Frage der Verletzung des Fernmeldegeheimnisses mit allen denkbaren strafrechtlichen Folgen.
Vertragliche Regelungen für Handhabung nach Vertragsschluss erforderlich
Im vorliegenden Rahmen können all diese Fragen letztlich nur angerissen und in den Raum gestellt werden. Die angedeuteten Probleme machen jedoch deutlich, dass es hinsichtlich der Verwendung des E-Mail Accounts und hinsichtlich der Handhabung nach Vertragsende Regelungen im Franchisevertrag, im Franchisehandbuch oder im Administrationsmanual geben muss, die allen datenschutzrechtlichen, telekommunikationsrechtlichen, und möglicherweise gar strafrechtlichen Vorgaben Genüge tun. Dabei hängen die Regelung im wesentlichen davon ab, ob ein Franchisenehmer nach Vertragsbeendigung einem nachvertraglichen Wettbewerbsverbot unterworfen ist, und damit gar kein eigenes berechtigtes Interesse mehr am Erhalt von unternehmensbezogenen E-Mails ins Feld führen könnte.
Solche vertraglichen Regelungen, ggf. auch im Rahmen von Einwilligungserklärungen und Löschungsverpflichtungen, müssen dann auf der praktischen Ebene flankiert werden von Weiterleitungen oder automatisierten Antwortmails, um den Bedürfnissen und Interessen der Kunden und Geschäftspartner entgegenzukommen, die weiterhin die ihnen bekannten E-Mail-Adressen des ehemaligen Franchisenehmers nutzen.